E-Office, Modernisasi Persuratan di Era
Digital
Oleh Hendik Tri Wahyudi
pegawai Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Dengan diterapkannya Undang-Undang (UU) nomor 11 tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik atau yang lebih kita kenal dengan UU
ITE, pengelolaan persuratan yang semula menggunakan kertas dapat dilaksanakan
dengan menggunakan dokumen digital. Saat
ini, pengelolaan persuratan masih menggunakan
pola lama dengan menggunakan kertas dan ditandatangan oleh pejabat yang
berwenang. Kedepan, pengelolaan persuratan tidak perlu dilakukan secara manual
dan mencetak hardcopy, namun dapat dilakukan secara digital dengan menggunakan
aplikasi. Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) sebagai salah satu unit
eselon I Kementerian Keuangan, sesuai Surat Edaran Direktur Jenderal
Perbendaharaan (Dirjen Perbendaharaan) nomor SE-40/PB/2018, akan segera menerapkan aplikasi ini pada
bulan September 2018.
Aplikasi ini dinamakan e-Office dengan karakteristik bersifat
web service dan single database. Dengan sifat web service, aplikasi ini sangat
mengandalkan jaringan, kecepatan proses sangat bergantung dengan baik atau
tidaknya kondisi jaringan internet. Semakin bagus kondisi internet maka semakin
cepat pemrosesan dan sebaliknya apabila terdapat gangguan pada jaringan
internet, maka pemrosesan surat dapat berhenti. Dengan penggunaan single
database, data ganda pada tempat yang berbeda seperti yang terjadi pada persuratan
secara manual dimana satu surat diarsipkan di dua tempat yang berbeda, dapat
dihindarkan.
Dengan aplikasi ini, konsep surat yang semula dicetak pada
kertas dapat dilakukan di aplikasi dan dapat langsung dilakukan perbaikan oleh
pihak atau pejabat yang akan memberikan persetujuan. Surat yang semula ditanda
tangan dan distempel pada hardcopy, cukup disetujui pada aplikasi dan akan
dihasilkan tandatangan berupa digital signature. Pihak yang terlibat dalam
pembuatan surat akan terdeteksi dan terekam dalam aplikasi, mulai dari
pelaksana sampai pihak terkahir yang memberikan persetujuan.Dengan penerapan
aplikasi ini, banyak keunggulan dan keuntungan yang didapat, diantaranya :
1.Cepat
Dengan menggunakan pengiriman surat digital, surat dapat
dikirimkan secara langsung dan bersifat real
time. Begitu surat disetujui pada aplikasi e-office, surat dikirimkan ke
unit internal sesuai tujuan yang tertera pada alamat. Misalkan Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara (KPPN) Bandung II mengirimkan surat ke Kantor Wilayah
(Kanwil) DJPb Provinsi Papua, setelah surat disetujui oleh Kepala Kantor,
sekretaris langsung mengirimkan ke Kanwil DJPb Provinsi Papua dan saat itu juga
muncul di surat masuk sekretaris Kakanwil Provinsi Papua. Apabila pengiriman
dilakukan secara manual, maka akan membutuhkan waktu paling tidak 2 hari.
Contoh lain adalah surat dari kantor pusat yang dikirim ke
kantor daerah. Apabila pengiriman surat dilakukan secara manual maka dokumen ke
kantor daerah akan diterima dalam waktu yang lama terutama daerah yang
terpencil. Pengiriman surat dengan memakai aplikasi e-0ffice ini memungkinkan
pengiriman ke seluruh daerah dengan waktu sangat cepat dengan sekali klik.
Dengan kecepatan waktu pengiriman ini,
dapat berdampak pada kecepatan tindak lanjut atas surat yang dikirim.
Jika ada surat yang bersifat sangat segera, maka dapat segera ditindaklanjuti
tanpa terkendala lamanya waktu pengiriman surat.
2. Efisien
Pengiriman hardcopy hanya dilakukan terhadap surat kepada
pihak eksternal dan pengiriman ke pihak internal yang menurut ketentuan memang
dipersyaratkan mengirimkan dokumen hardcopynya. Sebagai contoh, kantor pusat
DJPb yang mempunyai instansi vertikal berjumlah 216 satker, dalam sekali
pengiriman surat secara manual dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, belum lagi
intensitas pengiriman surat ke daerah yang sangat sering. Dengan penggunaan
e-office, maka biaya kirim hardcopy melalui ekspedisi dapat dipangkas.
Dengan membuat surat lewat aplikasi e-office, apabila
terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki oleh atasan. Hal ini dapat
menurunkan penggunaan kertas dalam pembuatan konsep surat yang biasanya dicoret
dan diberi catatan apabila ada kesalahan. Dengan tidak perlunya pencetakan
hardcopy juga dapat menurunkan konsumsi penggunaan kertas. Hal ini juga berpengaruh
terhadap penggunaan toner printer. Semakin sering printer digunakan untuk
mencetak maka konsumsi toner juga semakin besar dan sebaliknya jika printer
jarang digunakan untuk mencetak maka konsumsi toner juga semakin rendah. Pada
akhirnya dengan penggunaan e-office maka konsumsi penggunaan toner printer
semakin berkurang.
Dengan penggunaan e-office, volume penggandaan dokumen juga
dapat ditekan. Sebagai contoh disaat persuratan masih dengan sistem manual,
apabila ada surat yang harus dibagikan kepada seluruh pegawai, maka surat
tersebut harus digandakan sebanyak jumlah pegawai. Dengan penggunaan e-office,
surat dapat diteruskan ke surat masuk masing-masing pegawai dan pegawai yang
bersangkutan dapat membacanya pada komputer masing-masing. Dalam skala nasional,
apabila surat ditujukan kepada masing-masing pegawai yang jumlahnya ribuan,
maka biaya yang ditimbulkan sangat besar.
3. Mendukung implementasi ISO
Salah satu yang menjadi aspek penilaian dalam sertifikasi
ISO adalah manajemen pengarsipan. Sistem ini sudah mewadahi penataan arsip
secara sistematis, dokumen hardcopy di kantor diarsipkan secara digital dan
sistematis sesuai peraturan kearsipan. Seluruh dokumen surat masuk, surat
keluar, dokumen keuangan, kepegawaian, dokumen terkait layanan di scan dan diunggah
kedalam sistem e-office sehingga apabila dokumen hardcopy rusak atau hilang
maka dokumen digital masih tersimpan di database dan dapat digunakan atau
dicetak lagi.
Penataan arsip dengan menggunakan aplikasi ini termasuk
pengisian informasi tempat penyimpanan mulai dari ruangan, rak, dan box arsip.
Informasi letak arsip terdapat pada sistem e-office sehingga apabila suatu saat
arsip tersebut dicari, maka tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama dalam
pencariannya. Penginputan informasi jadwal retensi arsip juga diwadahi dalam
aplikasi ini sehingga pegawai bagian pengarsipan dapat dengan mudah mengetahui
arsip yang dapat dihapuskan dan yang belum dapat dihapuskan.
4. Aman dan Terdokumentasi
Dengan sistem ini, tidak perlu dikhawatirkan dengan hilang
atau rusaknya dokumen karena semua sudah tersimpan secara digitalisasi di
server yang ditempatkan di Pusintek. Dengan sistem single database, semua data
disimpan pada server yang berkapasitas besar. Backup data selalu dilakukan
untuk menjaga keamanan data apabila sewaktu-waktu terjadi hambatan pada server
utama. Untuk masuk ke aplikasi ini, digunakan user masing-masing pegawai
sehingga pihak yang terlibat dalam pembuatan surat terdokumentasikan. Pihak
yang membuat konsep dan yang memberi persetujuan terdokumentasi dengan baik
sehingga jika suatu saat dibutuhkan orang yang bertanggungjawab terhadap isi
surat, maka akan lebih mudah melacaknya.
5. Mudah, Dapat Diakses Kapanpun dan Dimanapun
Dengan sistem webservice dan server yang menyala 24 jam dalam
sehari, memungkinkan pengguna dapat mengakses aplikasi ini selama 24 jam dalam
sehari dan 7 hari dalam seminggu. Pengguna dapat mengakses dengan personal
komputer (laptop) dari mana saja. Dengan teknologi telepon genggam yang semakin
canggih, pengguna juga dapat mengakses aplikasi ini dengan menggunakan telepon
genggam yang dimiliki. Sebagai contoh, apabila ada pejabat masih dalam
perjalanan di mobil, pada saat yang sama ada surat masuk ke surat masuk pejabat
tersebut, maka pejabat tersebut dapat langsung membaca isi surat dengan telepon
genggamnya serta dapat langsung memberikan disposisi tindak lanjut atas surat
tersebut.
6. Mendukung Program Go Green
Pemerintah sedang menggalakkan program go green dimana salah
satu caranya adalah dengan mengurangi penggunaan kertas. Dengan konsumsi kertas
yang kecil, akan berdampak pada eksplorasi hutan-hutan sebagai bahan dasar dari
pembuatan kertas. Hutan sebagai sumber oksigen dan paru-paru dunia akan tetap
terjaga karena tidak ditebang secara besar-besaran untuk memenuhi bahan baku
pembuatan kertas.
Penerapan sistem ini sagat membutuhkan kesiapan dari semua
SDM yang terlibat terutama merubah pola yang sudah terbiasa denganmembaca dan
mendisposisi surat dikertas, menjadi di layar komputer, laptop atau telepon
genggam. Pola yang juga harus dirubah adalah apabila di meja tidak ada tumpukan
kertas, berarti tidak terdapat surat yang harus ditindaklanjuti. Dengan
digitalisasi dokumen, pegawai harus sering berhadapan dengan layar monitornya,
tidak ada kertas di meja bukan berarti tidak ada surat yang masuk, namun semua
sudah digitalisasi dengan sistem e-office.
Perubahan pola ini dapat terlaksana jika ada aturan yang
mewajibkan pengguna untuk menjalankannya. Untuk itu peran pimpinan dalam
merumuskan kebijakan dalam pelaksanaannya menjadi sangat penting, penetapan
aturan seperti surat edaran, standar operasional prosedur dan petunjuk teknis
diperlukan demi lancarnya pelaksanaan persuratan dengan menggunakan aplikasi
e-office ini.
Dengan berbagai keuntungan dan keunggulan ini, aplikasi
e-office sangat cocok diterapkan di instansi pemerintahan khususnya instansi
yang memiliki kantor vertikal di seluruh wilayah Indonesia. Banyak instansi
pemerintah pusat yang mempunyai kantor daerah bahkan sampai ke pelosok
pedalaman, jika seluruh instansi pemerintah menggunakan aplikasi ini maka upaya
untuk menghemat keperluan sehari-hari perkantoran dari alat tulis kantor dapat
terlaksana dan pada akhirnya dana APBN dapat dihemat dan dapat dialokasikan
untuk kegiatan yang lebih produktif dan bermanfaat.
Sumber : www.kemenkeu.go.id
Tidak ada komentar:
Posting Komentar